Votre journée est faite de mails, d'agendas et de comptes rendus. C'est précisément le terrain où l'IA fait gagner du temps sans rien changer à votre rôle : elle prépare, vous décidez et vous envoyez. La formation vous apprend à lui confier le tri et le premier jet, et à garder la main sur ce qui part en votre nom.
En bref
Pour : assistantes et assistants de direction, secrétaires, office managers, chargés d'accueil.
Formation conseillée : Automatiser ses tâches avec l'IA, deux jours en salle de 9 h à 17 h, en groupe de 8 personnes au plus, puis 30 jours sur Mervelia Académie.
Vous refaites avec l'IA : répondre aux mails du matin, rédiger le compte rendu de réunion, préparer l'agenda de la semaine.
Prix : 1 500 € TTC pour un particulier, 1 250 € HT par participant pour une entreprise.
Le deuxième jour, vous refaites vos propres tâches avec l'IA et vous mesurez vous-même le temps avant et après, relecture comprise. Voici les trois tâches que l'on travaille le plus souvent dans ce métier.
Répondre aux mails du matin
Avant : 5 h par semaine. Avec la méthode : 1 h 50.
La demande à l'IA : « Tu es mon assistant. Trie ces 24 mails : urgents, à déléguer, à classer. Prépare une réponse courte pour chaque urgent, dans mon ton habituel. »
Le début de ce qu'elle rend : « 3 urgents. Mme Leroy demande le devis signé avant jeudi : réponse prête, pièce jointe à ajouter. M. Santoni décale la réunion… »
Rédiger le compte rendu de réunion
Avant : 2 h par semaine. Avec la méthode : 25 min.
La demande à l'IA : « Voici la transcription de la réunion de ce matin. Fais un compte rendu en 10 lignes : décisions, actions, qui, pour quand. »
Le début de ce qu'elle rend : « Décisions : salon de mars validé, budget 4 000 €. Actions : Julie réserve le stand avant le 15, Marc prépare le visuel… »
Préparer l'agenda de la semaine
Avant : 1 h 30 par semaine. Avec la méthode : 30 min.
La demande à l'IA : « À partir de ces 6 demandes de rendez-vous et de mon agenda, propose un planning sans chevauchement, en gardant mes matinées du mercredi libres. »
Le début de ce qu'elle rend : « Lundi 14 h : comité. Mardi 10 h : fournisseur Batimat. Jeudi 9 h 30 : entretien Mme Paoli… »
Durées par semaine pour une personne à temps plein : ce sont des estimations tirées de nos ateliers types, pas des moyennes mesurées. Votre gain réel se mesure en salle, sur vos tâches.
Ce que l'IA ne fait pas à votre place
Elle ne sait pas ce que votre direction juge urgent tant que vous ne le lui dites pas : la règle de tri vient de vous.
Elle peut proposer un créneau qui chevauche un rendez-vous qu'elle ne voit pas : l'agenda réel reste votre référence.
Elle n'envoie rien à votre place dans la méthode enseignée : chaque réponse est un brouillon que vous relisez.
Les données de votre poste
Vous voyez passer des informations sur toute l'entreprise : rémunérations, arrêts, litiges, projets non annoncés. On apprend à les remplacer par des repères entre crochets avant de coller quoi que ce soit dans un outil, et à vérifier les réglages de confidentialité de votre licence.
Les outils que vous utilisez déjà
On travaille dans vos outils habituels quand c'est possible, avec les versions gratuites des assistants IA créées ensemble en salle. Dans ce métier, on rencontre souvent :
Outlook ou Gmail
Teams ou Meet
Word et Excel, ou leurs équivalents Google
Copilot ou Gemini si votre entreprise les a activés
Le programme : Automatiser ses tâches avec l'IA
Jour 1 : Vos mails, vos réunions, votre agenda
09 h 00 : Ce qui s'automatise vraiment. Livrable : Votre liste de 5 automatisations, par ordre de gain.
10 h 45 : La boîte mail qui se trie. Livrable : Vos règles de tri et 5 modèles de réponse.
13 h 30 : La réunion qui se résume seule. Livrable : Votre modèle de compte rendu, testé sur une réunion réelle.
15 h 30 : L'agenda et les relances qui se préparent. Livrable : Votre demande de planning et votre modèle de relance.
16 h 15 : Cybersécurité et IA : les bons réflexes. Livrable : Votre fiche de réflexes cybersécurité en 6 points, affichable à votre poste.
Jour 2 : Enchaîner sans coder
09 h 00 : Relier vos outils. Livrable : Une première automatisation qui tourne.
10 h 45 : Atelier : votre automatisation principale. Livrable : Votre automatisation principale, montée sur vos outils.
13 h 30 : Tester et fiabiliser. Livrable : Votre automatisation testée sur 5 cas, avec son alerte en cas d'échec.
15 h 30 : Fiable et transmissible. Livrable : La fiche de fonctionnement de vos automatisations et votre plan des 30 jours.
La formation ne vous apprend pas à disparaître de vos tâches, mais à en faire plus vite la partie répétitive. Ce qui fait votre valeur, connaître les personnes, les priorités et les sujets sensibles, l'IA ne l'a pas. Vous repartez en sachant ce que vous lui confiez et ce que vous gardez.
Mon entreprise n'a pas Copilot. La formation sert-elle quand même ?
Oui. La méthode marche avec les versions gratuites de ChatGPT, Claude ou Gemini, que l'on crée ensemble pendant la session. Si votre entreprise a Copilot ou Gemini dans sa messagerie, vous apprenez aussi à vous en servir là où vous travaillez.
Peut-on vraiment confier un compte rendu de réunion à l'IA ?
Le premier jet, oui, à partir d'une transcription ou de vos notes. La consigne enseignée lui demande d'écrire « à préciser » quand une information manque plutôt que de l'inventer. Vous relisez les décisions et les noms avant l'envoi.
Quelle formation choisir quand on est assistante ?
Automatiser ses tâches avec l'IA est la plus proche de votre quotidien : boîte mail qui se trie, réunion qui se résume, relances qui se préparent. Si vous débutez complètement, L'IA dans mon métier pose d'abord la méthode sur vos trois tâches les plus longues.
Faut-il savoir programmer pour automatiser ?
Non. Le deuxième jour, on relie deux outils avec Power Automate, Make ou Zapier en cliquant, sans écrire de code. On commence par une automatisation simple et on la teste avant de la laisser tourner.