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Automatiser ses tâches avec l'IA

Mails, comptes rendus, agenda, relances : ce qui revient chaque semaine se fait sans vous.

Deux jours pour que les tâches qui reviennent chaque semaine se fassent sans vous. Vous travaillez dans vos outils, Outlook ou Gmail, Teams ou Meet, et vous repartez avec des automatisations qui tournent.

Vous repartez avec deux automatisations qui tournent sur vos outils et leur fiche de fonctionnement.

• Durée : 2 jours en salle (14 h) et 7 h en ligne
• Format : Deux jours en présentiel, de 9 h à 17 h, puis 30 jours de pratique guidée sur Mervelia Académie.
• Groupe : 8 personnes au plus
• Prix : 1 500 €

À la fin, vous saurez

• Repérer les tâches répétitives qui valent la peine d'être automatisées
• Trier, résumer et préparer les réponses à vos mails avec l'IA intégrée à votre messagerie
• Produire automatiquement le compte rendu et le suivi des actions d'une réunion
• Relier deux outils sans écrire de code, pour qu'une tâche s'enchaîne seule
• Fiabiliser une automatisation et la documenter pour qu'un collègue puisse la reprendre

Programme

Jour 1 : Vos mails, vos réunions, votre agenda

• 09:00 : Ce qui s'automatise vraiment. Vous classez vos tâches répétitives selon le temps qu'elles prennent et la facilité à les automatiser, et vous les décrivez en « quand… alors… ». Au programme : la demande en quatre parties, ce que savent faire une règle de messagerie, une IA et un outil qui relie les applications, le découpage d'une tâche en étapes. Livrable : Votre liste de 5 automatisations, par ordre de gain.
• 10:45 : La boîte mail qui se trie. Vous mettez en place des règles de tri et des réponses types, et vous faites trier par l'IA ce qui demande une lecture. Au programme : règles dans Outlook et filtres dans Gmail, l'assistant IA de votre messagerie (Copilot ou Gemini selon vos licences), modèles à crochets, anonymisation des mails. Livrable : Vos règles de tri et 5 modèles de réponse.
• 13:30 : La réunion qui se résume seule. Vous produisez le compte rendu et la liste d'actions d'une réunion à partir d'une transcription ou de vos notes. Au programme : obtenir une transcription, l'anonymiser, le modèle de compte rendu, la consigne « à préciser » quand une information manque, le mail d'envoi aux participants. Livrable : Votre modèle de compte rendu, testé sur une réunion réelle.
• 15:30 : L'agenda et les relances qui se préparent. Vous faites préparer un planning sans chevauchement et vos relances récurrentes, en gardant la décision et l'envoi. Au programme : planning à partir de demandes et de règles, relances de devis ou de factures, la règle d'or : l'IA prépare un brouillon, vous envoyez. Livrable : Votre demande de planning et votre modèle de relance.
• 16:15 : Cybersécurité et IA : les bons réflexes. Vous repérez une fraude préparée avec l'IA et vous protégez vos données et celles de vos clients. Au programme : les données qu'on ne colle jamais dans un outil d'IA, les faux courriels et faux appels rédigés par IA, les hypertrucages de voix et de vidéo (fraude au président, faux fournisseur), la vérification par un second canal, les bases du RGPD et du règlement européen sur l'IA pour un utilisateur, ce qu'on fait quand on a cliqué. Livrable : Votre fiche de réflexes cybersécurité en 6 points, affichable à votre poste.

Jour 2 : Enchaîner sans coder

• 09:00 : Relier vos outils. Vous créez un enchaînement simple entre deux outils avec Power Automate, Make ou Zapier. Au programme : déclencheur, actions et scénario, un premier scénario guidé de bout en bout (un formulaire qui crée une ligne de suivi et un brouillon de réponse), premiers tests. Livrable : Une première automatisation qui tourne.
• 10:45 : Atelier : votre automatisation principale. Vous montez l'automatisation de votre liste qui vous fait gagner le plus, sur vos propres outils. Au programme : description en « quand… alors… », montage accompagné, étape IA sur des données anonymisées, point de contrôle avant tout envoi. Livrable : Votre automatisation principale, montée sur vos outils.
• 13:30 : Tester et fiabiliser. Vous testez votre automatisation sur des cas réels et inhabituels, et vous prévoyez ce qui se passe quand elle échoue. Au programme : cas de test, alerte en cas d'échec, données qui circulent d'un outil à l'autre et RGPD, ce qu'on ne confie pas à une automatisation. Livrable : Votre automatisation testée sur 5 cas, avec son alerte en cas d'échec.
• 15:30 : Fiable et transmissible. Vous documentez vos automatisations pour qu'un collègue puisse les vérifier, les arrêter et les relancer, et vous choisissez la suivante. Au programme : la fiche de fonctionnement en une page, le plan des 30 jours, prise en main de Mervelia Académie, quiz de fin et évaluation de la formation. Livrable : La fiche de fonctionnement de vos automatisations et votre plan des 30 jours.

Pour qui

Assistants, office managers, managers, fonctions support et dirigeants de petites structures qui passent du temps sur des tâches répétitives.

Prérequis

• Utiliser une messagerie professionnelle au quotidien
• Aucune compétence technique

À apporter

• Votre ordinateur portable avec votre messagerie
• Une liste de tâches qui reviennent chaque semaine

Ce que vous emportez

• Votre liste de 5 automatisations, par ordre de gain
• Vos règles de tri et 5 modèles de réponse
• Votre modèle de compte rendu, testé sur une réunion réelle
• Votre demande de planning et votre modèle de relance
• Votre fiche de réflexes cybersécurité en 6 points, affichable à votre poste
• Une première automatisation qui tourne
• Votre automatisation principale, montée sur vos outils
• Votre automatisation testée sur 5 cas, avec son alerte en cas d'échec
• La fiche de fonctionnement de vos automatisations et votre plan des 30 jours

Les exercices par métier

Assistanat

• Mettre en place les règles de tri de votre messagerie et cinq réponses types à crochets
• Faire produire le compte rendu d'une réunion réelle à partir de la transcription ou de vos notes
• Relier un formulaire de demande de rendez-vous à un tableau de suivi, sans écrire de code

Vente

• Construire la liste quotidienne des devis à relancer avec un brouillon prêt pour chacun
• Relier votre formulaire de contact à votre tableau de prospects avec un accusé de réception
• Écrire la fiche de fonctionnement de votre automatisation pour un collègue

Management

• Automatiser la collecte du point hebdomadaire de l'équipe dans un formulaire et un tableau
• Faire préparer la synthèse du lundi à partir des réponses, en gardant les arbitrages
• Décider ce qui ne s'automatise pas dans votre rôle et l'écrire noir sur blanc

Ressources humaines

• Ranger automatiquement les candidatures d'une offre et envoyer l'accusé de réception type
• Préparer les réponses négatives en brouillon, jamais envoyées sans relecture
• Vérifier quelles données de candidats circulent entre vos outils et lesquelles ne doivent jamais en sortir

Comptabilité et gestion

• Construire le tableau des relances alimenté par les factures échues de votre logiciel
• Faire préparer chaque lundi les brouillons de relance selon le niveau de retard
• Ajouter le contrôle du statut de paiement juste avant l'envoi et l'alerte en cas d'échec

Artisanat et BTP

• Relier le formulaire de votre site à un tableau des demandes avec une réponse de prise en charge
• Préparer automatiquement les relances des devis non signés à dix jours
• Classer les factures fournisseurs reçues par mail dans le bon dossier

Commerce et indépendants

• Préparer chaque matin les brouillons de réponse aux messages qui demandent horaires et disponibilités
• Programmer une semaine de publications à partir d'un tableau de sujets
• Recevoir un récapitulatif hebdomadaire des avis à traiter

Santé et social

• Relier le formulaire de demande d'absence au tableau des congés avec notification au cadre
• Faire signaler les jours sous l'effectif minimal, sans jamais valider à la place du cadre
• Vérifier qu'aucune donnée de patient ou d'usager ne passe par une automatisation

Évaluation

Avant la session

Un questionnaire sur vos tâches et un test de 12 questions en situation de travail. Le formateur s'en sert pour choisir les exemples et former les petits groupes.

Pendant

Chaque module se termine par un livrable fait sur vos tâches et relu par le formateur. L'émargement se fait par demi-journée.

À la fin

Le même test de 12 questions, pour mesurer votre progression question par question, et la satisfaction à chaud.

Après

Les défis de l'Académie gardent la trace de votre pratique pendant 30 jours. Un questionnaire à 90 jours demande ce que vous avez gardé dans votre travail.

Délai d'accès

Inscription au plus tard 7 jours avant la session. Pour un particulier qui paie lui-même, le délai de rétractation de 14 jours s'ajoute.

Accessibilité

Rythme, pauses, supports numériques agrandis ou lisibles par un lecteur d'écran, poste de travail adapté : parlez-en à Marine Etheve, notre référente handicap ([email protected]), avant l'inscription. Nous vérifions ensemble l'accès au lieu de la session.

Vos questions sur cette formation

Faut-il savoir coder ?

Non. On utilise les règles de votre messagerie, l'assistant IA de vos outils et des outils qui relient vos applications sans code. Si vous savez remplir un tableau, vous saurez suivre.

Quels outils faut-il avoir ?

Votre messagerie habituelle (Outlook ou Gmail) et votre agenda. Les comptes des outils de liaison sont créés en version gratuite pendant la session. Si vous avez Copilot ou Gemini dans votre entreprise, on s'en sert.

Mon service informatique doit-il donner son accord ?

Pour relier des outils de l'entreprise, c'est souvent le cas. Prévenez-le avant la session : on vous donne une liste de ce qui sera fait. Sinon, on travaille sur des comptes de test, et vous repartez avec une description prête à lui soumettre.

Je n'ai pas de tâche très répétitive. Est-ce pour moi ?

Si aucune tâche ne revient chaque semaine avec les mêmes étapes, « L'IA dans mon métier » vous servira davantage. Le premier module de cette formation sert justement à faire ce tri.

Que devient l'automatisation après la formation ?

Elle reste chez vous, dans vos comptes, avec sa fiche de fonctionnement pour qu'un collègue puisse la reprendre. Les défis de l'Académie servent à la fiabiliser et à monter la suivante.

Dans votre ville

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